Aufbau Zeitwirtschaft USZ

Wie sind wir im Universitätsspital Zürich konkret vorgegangen?

In der Einführungsphase ist PEP stufenweise über einen Zeitraum von 8 Monaten eingeführt worden: nach dem Start in der Pilotklinik wurde PEP monatlich in bis zu 6 Kliniken parallel eingeführt. Jede Klinik wurde in ihren Besonderheiten analysiert. Hieraus entstand ein Konzept – zur Überführung in einen übergeordneten Standard –, das anschliessend auch technisch vorbereitet wurde. Im Vorfeld der Einführung wurden die Altsaldi der Mitarbeiter in das neue Polypoint® PEP überführt.

Wie lief die Einführung konkret ab?

Ausgangsbasis bildete ein Fragebogen mit detaillierten Angaben zur bisherigen Planung & was jede Klinik in PEP benötigt (Angaben zu Dienste, Nachtdienste & Pikett). Auf Basis des Fragebogenrücklaufs entwarf aibIT ein individuelles Workshopkonzept für die jeweiligen Planblattverantwortlichen. Im Rahmen der Workshops wurden Planblattentwürfe diskutiert und zeitgleich erfolgten individuelle Schulungen der einzelnen Planblattverantwortlichen.

Mit Finalisierung der Planblätter fiel der Startschuss für ein individuelles Blended Learning-Konzept: alle Mitarbeiter der neuen Planblätter absolvierten vor «Go Life Termin» ein von aibIT entwickeltes, kundenspezifisches E-Learning, welches dann im Anschluss von Frontalveranstaltungen begleitet wurde. So konnten Know-how-Transfer, Sicherheit in den neuen Planblättern und damit im operativen Alltag sichergestellt werden.

Wie wurde die erfolgreiche Einführung sichergestellt?

• Im ersten Monat des Go Life Termins war aibIT für die Überwachung der Zeiterfassung der einzelnen Mitarbeiter auf den Planblättern verantwortlich und in engem Austausch mit dem Universitätsspital Zürich.
• Parallel verantwortete aibIT die Überarbeitung des Vergütungsreglements in Abstimmung mit der Herstellerfirma, um so gemeinsam alle fehlerhaften Zahlungen von Zulagen korrigieren zu können.
• Vor dem Monatsabschluss erfolgten weitere Workshops, um auf Basis der Erfahrungswerte mögliche notwendige Korrekturen vornehmen zu können.
• Nach Abschluss der Einführung in der letzten Klinik erhielt das Universitätsspital Zürich für alle Planenden einen detaillierten Leitfaden samt Handbuch als Nachschlagewerk.