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In der Schweizer Gesundheitsbranche gibt es weiterhin viele Einrichtungen, die in ihrem Personalplanungssystem (z.B. Atoss Medical Solution, POLYPOINT PEP oder Ethelred E3) lediglich eine manuelle (nachträgliche) Zeiterfassung durchführen die retrospektiv durch einen Verantwortlichen wöchentlich oder monatlich aufgrund der abgegebenen Stundenzettel angepasst wird – die echte Zeiterfassung durch die Mitarbeiter fehlt! Die Gründe dafür sind vielfältig! Dabei entlastet echte Zeiterfassung den kompletten Zeitwirtschaftsprozess, ist in den allermeisten Fällen wirtschaftlicher und entspricht tatsächlich der arbeitsrechtlichen Anforderung nach vollständiger Zeit Dokumentation.

Wenn so vieles für eine individuelle Zeiterfassung spricht, welche Gründe haben Spitäler und Heime weiterhin auf manuelle Korrekturen zu setzen? Die grössten Bedenken werden uns immer auf der Kostenseite geäussert: Von der Anschaffung von Geräten und Lizenzen, der Systemumstellung über Wartung bishin zum Dokumentieren jeder einzelnen Minute durch die Mitarbeiter; man ist sich oftmals sicher, dass die Kosten explodieren werden.

Die befürchtete Kostenexplosion tritt in der Regel aber gar nicht ein, sofern alle betroffenen Bereiche gefunden und in das Projekt mit einbezogen wurden. Beispielsweise können mit geeigneten Massnahmen alle im Schweizer Gesundheitssystem eingesetzten Stempelsysteme so eingestellt werden, dass trotz Gleitzeitmodell festgelegte Arbeitszeiten nicht oder nur massvoll überschritten werden können. Auf der anderen Seite hat man gleichzeitig den erheblichen Vorteil, dass der aufwändige Prozess der manuellen Zeiterfassung und Korrektur durch den Vorgesetzten weitestgehend entfällt.

Auf Wunsch können zusätzlich Überwachungsroutinen für HR und Vorgesetzte bereitgestellt werden. Dies beispielsweise in Form von der Software POLY.Scan ArG. POLY.Scan ArG wurde von aibIT entwickelt um Planungs- und Stempelzeiten automatisiert gegenüber den gesetzlichen und Unternehmenstypischen Vorgaben zu analysieren. So können sowohl Stempelfehler als auch Verletzungen des Arbeitsgesetzes innerhalb von Sekunden über den kompletten Betrieb – unabhängig von der Planungs- und Zeiterfassungs-Software –  ausgewertet werden.

Die Umstellung auf «echte» Zeiterfassung wird dank der Consultants von aibIT nicht zum riskanten russischen Roulette. Fragen Sie uns noch heute an für einen unverbindlichen Beratungstermin.

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